Liên kết website
Bình chọn
Hỗ trợ trực tuyến
Nhân viên kinh doanh
Nhân viên kinh doanh
Tư vấn kỹ thuật
Tư vấn kỹ thuật
Nhân viên kinh doanh
Nhân viên kinh doanh
Tư vấn kinh doanh
Tư vấn kinh doanh
Hỗ trợ kỹ thuật
Hỗ trợ kỹ thuật
Thống kê truy cập
   Trực tuyến : 2
   Tổng số truy cập : 1693757
   Tổng số Hits : 889710
10 thủ thuật tin học mà giáo viên cần biết 2/21/2012 7:49:42 PM Một số thủ thuật và lời khuyên liên quan đến những thắc mắc mà người dùng văn phòng thường gặp phải trong quá trình sử dụng Excel, Word.

Là một nhà quản trị hệ thống kiêm hỗ trợ kỹ thuật cho người dùng trong doanh nghiệp, hẳn có lúc bạn cảm thấy ngán ngẩm trước những câu hỏi được lặp đi lặp lại nhiều lần cho dù đó chỉ đơn giản là thắc mắc làm thế nào để thực hiện một hàm xử lý trong Microsoft Excel hay làm thế nào để định dạng một tài liệu Word. Nếu có thể tổng hợp hầu hết thắc mắc người dùng thường gặp và trả lời đầy đủ một lần, sau đó "xuất bản" chúng trên website nội bộ của công ty để mọi người có thể tham khảo ngay khi cần trợ giúp - đặc biệt khi bộ phận hỗ trợ kỹ thuật vắng mặt, đảm bảo bạn sẽ khai thác được nhiều thời gian hơn cho cho những công việc quan trọng khác như tối ưu hiệu năng mạng, lên kế hoạch sao lưu hệ thống...

 

Bài viết này giới thiệu vài thủ thuật và lời khuyên liên quan đến những thắc mắc mà người dùng văn phòng thường gặp phải trong quá trình sử dụng Excel, Word.



Phần 1. Với chương trình soạn thảo WORD

 Có thể khẳng định, Word là tiện ích xử lý văn bản thông dụng, hữu ích và dễ sử dụng. Tuy nhiên, người dùng thậm chí có thể làm nhiều thứ để "tăng lực" cho Word, đặc biệt hữu ích hơn cho nhu cầu làm việc cộng tác.

Thủ thuật 1: Sử dụng trình đơn, chứ không phải bàn phím, để định dạng tài liệu

 

Lệnh Paragraph của trình đơn Format và trình đơn Table cho phép bạn sử dụng tất cả sức mạnh của Word để định dạng tài liệu. Việc sử dụng phím khoảng trắng, phím Tab và phím Enter là chuyện của "dĩ vãng".

Thủ thuật 2: Sử dụng tính năng Track Changes và Versions

 

Bạn có thể ngăn chặn tình trạng gia tăng các phiên bản tập tin bằng cách hướng dẫn người dùng sử dụng tính năng "dò vết" biên tập (Track Changes) và xem nhiều phiên bản của tập tin (Versions). Cụ thể, tính năng Versions trong trình đơn File - xuất hiện từ phiên bản 2003 - cho phép người dùng lưu và truy xuất nhiều phiên bản tài liệu trong duy nhất một tập tin Word. Trong khi đó, tính năng Track Changes (Tools.Track Changes) cho phép người dùng làm việc cộng tác trên các tài liệu của mình, hiển thị những thay đổi trong quá trình chỉnh sửa. Người dùng có thể đồng ý hay phủ quyết những thay đổi đã được thực hiện trên tài liệu.

Thủ thuật 3: Luôn dùng lệnh Paste Special

 

Lệnh dán (Paste) nếu được khai thác đúng mức có thể mang lại cho người dùng Word nhiều lợi ích. Nếu được, hãy hướng dẫn người dùng sử dụng tính năng Paste Special thay vì Paste như thông thường, bằng cách này người dùng có được nhiều tùy chọn hơn khi muốn dán nội dung vào tài liệu. Nhiều người dùng thường sử dụng tùy chọn Unformatted Text khi dán nội dung từ Web hay chép danh sách được đánh số từ tài liệu Word khác.

Thủ thuật 4: Sử dụng mẫu tạo sẵn

 

Nhiều người dùng nghĩ rằng họ đang áp dụng các định dạng tạo sẵn (hay còn gọi là template) khi sử dụng Word, tuy nhiên thực chất không phải thế. Người dùng thường mở một tài liệu, thực hiện các thay đổi trên đó, rồi lưu tài liệu dưới một cái tên khác và nghiễm nhiên gọi đó là template - hoàn toàn sai lầm. Template cung cấp những khả năng mà tài liệu "được định dạng " không có, như quản lý các macro, dạng văn bản (style) và định dạng (format) của tài liệu.

Thủ thuật 5: Tùy biến tính năng AutoFormat

 

Thẻ AutoFormat và AutoFormat As You Type (trong trình đơn Tools.AutoCorrect Options) là những tính năng xuất sắc mà bạn cần khai thác. Tuy nhiên, 2 thẻ trên cũng cấp vài thông số (thiết lập) hết sức ngớ ngẩn, điển hình là tuỳ chọn Internet and network paths with hyperlinks. Bạn có thể mở trình đơn AutoCorrects Options trong Word để tuỳ biến chúng.

 

Chọn tính năng Paste Special để linh động khi dán nội dung

 Thủ thuật 6: Tạo từ điển có thể chia sẻ

 

Người dùng trong một tổ chức thường sử dụng cách viết (hay nói chính xác là cách sử dụng từ ngữ và ngữ pháp) tương tự nhau, do đó nếu có thể bạn hãy tự tạo một quyển từ điển chứa những từ thường được sử dụng trong lĩnh vực của mình mà nhiều người dùng khác có thể quên hay viết sai. Bạn có thể thu thập từ điển từ người dùng khác, kết hợp và chỉnh sửa chúng trực tiếp trong Word hay thông qua trình đơn Tools.Options, chọn thẻ Spelling & General, sau đó nhập vào tên của từ điển trong mục Custom dictionary.

Thủ thuật 7: Kiểm soát định dạng Normal

 Định dạng tạo sẵn Normal có thể trở nên quá tải với các style, AutoText cũng như macro bên trong, và tất cả chúng có thể làm Word "gãy ngựa". Bạn cũng sẽ ngạc nhiên khi biết rằng nhiều thông tin về tổ chức của mình có thể rò rỉ thông qua template này. Do đó, bạn hãy tìm hiểu kỹ tính phức tạp và rủi ro của định dạng tạo sẵn Normal, sau đó phổ biến lại cho các đồng nghiệp của mình.

 

Phần 2. Với chương trình bảng biểu, tính toán EXCEL

 


Microsoft Excel được nhiều người dùng sử dụng cho mọi thứ, từ tạo ra một danh sách đơn giản cho đến xử lý các công thức kế toán đầy rắc rối. Dù vậy, chúng ta vẫn còn khá nhiều điều cần học để khai thác tiện ích bảng tính thông dụng này.

Thủ thuật 1: Thay đổi hàm tính toán nhanh

 
Hầu hết người dùng đều biết rằng nếu chọn cùng lúc nhiều ô (cell) trong một bảng tính, bằng cách quan sát ở góc phải của thanh trạng thái là có thể biết được tổng giá trị của các ô đã được chọn - tương ứng với hàm Sum. Tuy nhiên, khi nhấn phải chuột lên chữ Sum trên thanh trạng thái, bạn có thể đổi hàm tính toán được áp dụng cho tình huống này với các lựa chọn khác như Average, Count, Count Nums, Min hay Max.

 

Thủ thuật 2: Thay đổi số lượng bảng tính thành phần

 

Mọi bảng tính Excel được tạo mới về cơ bản sẽ gồm 3 bảng tính thành phần (sheet) mà chẳng cần quan tâm người dùng có thực sự sử dụng hết chúng không - cũng có trường hợp bấy nhiêu sheet vẫn không đủ. Đừng bận tâm, bạn có thể thay đổi số lượng sheet mặc định trong một bảng tính: chọn Tools.Options, ở thẻ General, bạn đặt một giá trị mới cho mục Sheets in new workbook.

 Thủ thuật 3: Định dạng báo cáo PivotTable cho SQL Server Analysis Services

 
Nếu bạn muốn tạo các báo cáo dạng PivotTable cho dịch vụ Microsoft SQL Server Analysis Services, hãy tải về tiện ích Excel Add-in for Analysis Services - hỗ trợ Excel phiên bản 2002 trở về sau - từ trang chủ Microsoft.com.

 

PivotTable đặc biệt thích hợp cho những ai làm kế toán tổng hợp, cho phép người dùng tạo ra những báo cáo chuyên nghiệp hơn từ cơ sở dữ liệu là các trường và cột trong bảng tính. Tuy nhiên, giao diện của PivotTable đơn điệu, khó sử dụng và lối trình bày báo cáo không bắt mắt.

Thủ thuật 4: Giữ lại định dạng PivotTable

 Các bản báo cáo PivotTable có thói quen xóa tất cả định dạng mỗi khi người dùng "làm tươi" chúng. Một phương pháp tốt mà bạn có thể áp dụng là sử dụng tính năng AutoFormat (từ trình đơn Format). Tuy không mang đến chính xác định dạng mà bạn muốn sử dụng nhưng AutoFormat là lựa chọn có thể chấp nhận được nếu bạn muốn tìm lại định dạng gần giống với bản báo cáo trước đó.

Thủ thuật 5: Sử dụng hàm VLookup và HLookup

 Hàm VLookup và HLookup có nhiệm vụ tìm kiếm các giá trị theo chiều dọc (VLookup) hay chiều ngang (HLookup) trong một ma trận. Cụ thể, VLookup tìm các giá trị trên một cột cụ thể dựa trên tiêu chuẩn được đề ra và trả về giá trị tương ứng cho cột đó (hay một hàm sử dụng chúng) trong cùng dòng của một vùng bảng tính. Hàm HLookup hoạt động với tính năng tương tự nhưng là với giá trị của các dòng.

 
Thủ thuật 6: Sử dụng Name Range là đầu vào cho PivotTable

 

 

 

Tăng số lượng bảng tính thành phần được mặc định xuất hiện mỗi khi tạo mới một bảng tính.

Khi tạo báo cáo PivotTable dựa trên một dãy các ô từ bảng tính khác, bạn cần lặp lại nhiều thao tác nếu muốn bổ sung dữ liệu vào một bảng tính tham khảo. Để tránh điều này, tạo một Named Range bằng cách chọn dãy giá trị của bảng tính thành phần, rồi nhấn hộp thoại Name ở cuối thanh công thức, và nhập vào đó một cái tên. Bạn sử dụng Name Range mới tạo như dữ liệu đầu vào của bản báo cáo PivotTable, vì thế bất cứ khi nào bổ sung dữ liệu, bạn chỉ đơn giản là "làm tươi" PivotTable mà không cần xác định lại vùng giá trị.

Thủ thuật 7: Tối ưu kích thước bảng tính

 Khi bạn tạo các bảng tính với báo cáo PivotTable bên trong thì dữ liệu cấu thành bản báo cáo này sẽ được lưu trữ trong chính bảng tính, từ đó làm tăng kích thước tập tin. Có 2 cách có thể giúp bạn tối ưu kích thước tập tin:

* Nếu bạn có vài báo cáo PivotTable sử dụng cùng dữ liệu, trong PivotTable và PivotChart Wizard luôn luôn chỉ định nguồn dữ liệu là Another PivotTable report or PivotChart report. Excel sẽ sử dụng ít bộ nhớ hơn một cách đáng kể nếu bảng tính được dựa trên dữ liệu từ một báo cáo hiện có.

* Bạn có thể chọn giải pháp không lưu dữ liệu trong bảng tính bằng cách bỏ chọn đối với hộp thoại Save data with table layout trong màn hình PivotTable Options của PivotTable & PivotChart Wizard. Nhược điểm của cách làm này là bạn phải "làm tươi" báo cáo PivotTable mỗi khi mở bảng tính.

 


Thủ thuật 8: Sử dụng tùy chọn Paste Special

 


Nếu thường xuyên sử dụng tác vụ cắt và dán, bạn sẽ thích thú với tính năng Paste Special. Khi bạn muốn dán một nội dung vào một ô bảng tính, hãy đến trình đơn Edit và chọn Paste Special. Bạn sẽ được cung cấp nhiều tùy chọn để dán dữ liệu vào ô bảng tính mới như chỉ dán giá trị, giữ lại công thức và định dạng, v.v... Đáng chú ý, tùy chọn Transpose có thể giúp tiết kiệm thời gian khi có thể dán giá trị của một cột thàng dạng hàng dọc (và ngược lại).

 Để tăng tính tiện lợi, Microsoft cung cấp hầu hết tùy chọn thông dụng từ tính năng Paste Special trong một trình đơn ngữ cảnh riêng xuất hiện ở góc dưới bên phải của bất kỳ lựa chọn cắt dán nào vừa được thực hiện.

Thủ thuật 9: Tận dụng macro

 

Nếu phải lặp lại một (hay nhiều) tác vụ vài lần, bạn có thể cần đến tính năng macro (trình đơn Tools.Marco). Việc tạo macro về cơ bản là ghi lại mọi thao tác/lệnh mà người dùng cần thực hiện cho một tác vụ nào đó, sau đó áp dụng lại cho những lần thực hiện sau. Bằng cách này, người dùng có thể tiết kiệm đáng kể thời gian cho các tác vụ thường thực hiện. Tuy nhiên, người dùng cần tự trang bị chút ít kiến thức về ngôn ngữ lập trình Visual Basic for Applications (VBA) để có thể chỉnh sửa macro sao cho linh hoạt và hữu ích hơn. Cũng cần lưu ý, Microsoft đã bổ sung những tính năng mà qua đó mặc định vô hiệu hóa các macro, vì thế bạn cần thay đổi thiết lập Macro Security Level trong trình đơn phụ Macro hay kích hoạt tính năng chạy macro mỗi khi bạn mở bảng tính.

Thủ thuật 10: Đóng cùng lúc nhiều bảng tính

 Nếu bạn mở nhiều bảng tính để làm việc, thì sẽ thật oải nếu phải đóng từng cửa sổ. Bạn hoàn toàn có thể đóng chúng cùng lúc bằng cách nhấn giữ phím Shift trước khi chọn trình đơn File. Khi làm như thế, bạn sẽ thấy lệnh Close được đổi thành Close All.

Phản hồi (0)
Hiển thị 0 trong 0 phản hồi  


Sản phẩm bán chạy
Học tiếng Việt 4, phần I
 HỌC TIẾNG VIỆT 4, phần I mô phỏng toàn bộ tất cả các bài học trong sách Tiếng Việt lớp 4, phần 1 bao gồm: - 18 chủ điểm tuần, từ tuần 1 đến tuần 18 theo SGK Tiếng Việt lớp 4, phần 1. - Mỗi chủ điểm tuần đều được mô phỏng đầy đủ và chính xác trên máy tính với các bài học Tập đọc; Chính tả; Kể chuyện; Luyện từ và câu; Tập làm văn. - Toàn bộ 36 bài Tập đọc, 18 bài luyện Chính tả, 36 bài Tập làm văn, 18 bài Kể chuyện, 36 bài Luyện từ và câu đã được mô phỏng trên máy tính với đầy đủ hệ thống dữ liệu âm thanh, hình ảnh chính xác.
Giá 75.000 VNĐ
HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM CAMTASIA STUDIO TRỰC TUYẾN
 Sử dụng thành thạo phần mềm Camtasia studio giúp giáo viên soạn giáo án thuận tiện hơn, nhanh hơn, thu hút với học sinh hơn, sáng tạo hơn…Chính vì vậy Trung tâm tin học Minh Dung mở dịch vụ Hướng dẫn sử dụng phần mềm Camtasia trực tuyến nhằm giúp thầy cô có bài giảng sinh động, hấp dẫn và chất lượng, góp phần nâng cao chất lượng giảng dạy trong nhà trường.
Giá 100.000 VNĐ
Video mô phỏng tập viết lớp 1 - Phần luyện tập tổng hợp
 Video mô phỏng toàn bộ các bài tập viết lớp 1 phần Luyện Tập Tổng Hợp theo sách giáo khoa. Mỗi chữ trong bài tập viết được tách riêng bởi một video mô phỏng và được lưu dưới dạng file .wmv dễ dàng cho giáo viên sử dụng trong thiết kế bài giảng điện tử.
Giá 80.000 VNĐ
Quả táo mầu nhiệm 4
 Phần mềm này được xây dựng dựa trên nhu cầu ứng dụng Công Nghệ Thông Tin trong giáo dục trẻ mầm non, gồm nhiều trò chơi có chọn lọc, mang tính sư phạm cao giúp bé bước đầu làm quen với thế giới Toán học (nhận biết chữ số, hình dạng, tập đếm, so sánh lớn bé,...) và các phép toán trong phạm vi 10.
Giá 120.000 VNĐ
Thông tin thời tiết
Hà Nội 28
Tỷ giá ngoại tệ
Tỷ giá ngoại tệ
Đang tải dữ liệu...

TRUNG TÂM DỊCH VỤ TIN HỌC MINH DUNG
Ngõ 20 - Ngô Quyền - Thành Phố Hải Dương
Hotline : 0973 990 362; Email: vanminhipmac@gmail.com
Email : vanminhipmac@gmail.com; hotrokhachhang@minhdungedu.com
Yahoo : vanminhipmac


giặt thảm văn phòng | giặt ghế sofa, cắt bao quy đầu | xuất tinh sớm. .

OWF 4.8 Developed by INGA Co.,Ltd.
Lên đầu trang